Labor Lector-a: Quién lee o tiene el hábito de leer

Reconocimiento digital, escaneo de documentos, captura de datos inteligente, OCR de documentos… todos estos conceptos remiten a la solución de una problemática presente en muchas organizaciones: La introducción manual de datos en las aplicaciones de gestión a partir de documentos. Para automatizar esta tarea, laboriosa y sujeta a errores, a la imagen del documento (resultado de su escaneo) se le aplica un proceso de reconocimiento digital de caracteres (OCR) que convierte el texto de la imagen en texto digital, para luego ser tratado informáticamente una vez se identifique el significado de cada parte del texto, lo cual no siempre es sencillo. A este respecto, los documentos se pueden clasificar en estructurados y no estructurados, según tengan siempre los datos en la misma posición del documento. Por ejemplo, un DNI es un documento estructurado en el que el dato “primer apellido” está siempre en la misma posición, y una factura es un documento no estructurado, pues cada proveedor ubica el dato “fecha factura” en un lugar distinto.

Para resolver esta problemática, Summar ha desarrollado Lector, una solución para la captura de datos automática desde documentos escaneados, tanto estructurados como no estructurados. En todos aquellos procesos que requieren la introducción manual de grandes volúmenes de datos en las aplicaciones de gestión, Lector aporta una mejora radical en la fiabilidad y en la optimización de recursos y tiempos.

Lector dispone de las siguientes características:
  • Soporte de imágenes en múltiples formatos: pdf, bmp, jpeg, gif, tiff…etc.
  • Reconocimiento automático de caracteres (OCR, ICR) y códigos de barras (OMR, OBR).
  • Fácil creación de plantillas para documentos estructurados.
  • Gestión inteligente de plantillas, para aplicar automáticamente la plantilla adecuada a cada documento.
  • Gestión inteligente para la identificación de datos en textos de documentos no estructurados.
  • Conectividad para la importación y exportación de datos e imágenes para su gestión documental.
  • Mantenimiento de datos históricos.
  • Gestión de escáner desde Lector.
  • Basado en la plataforma del fabricante Abbyy, líder mundial en las tecnologías de OCR y reconocimiento inteligente de datos.

 

Lector es una solución válida para cualquier situación que requiera la captura de datos automática desde documentos, y especialmente en aquellas situaciones en las que la creación de plantillas específicas para cada modelo de documento sea inviable o muy costoso: Facturas, CVs (curricula) de candidatos, Albaranes…etc.

Para el caso concreto de digitalización de facturas, Lector dispone de capacidades como las siguientes para la captura automática de datos a partir de facturas:
  • Múltiples tipos de IVA en la misma factura, y recargos de equivalencia.
  • Facturas rectificativas.
  • Suplidos en factura.
  • Retenciones de IRPF en factura.
  • Tratamiento de múltiples facturas desde un mismo fichero.
  • Reconocimiento de NIF en vertical…

 

Como ejemplo de conectividad con aplicaciones de gestión, Lector está integrado con la gestión contable de Suasor, para optimizar la gestión de contabilidades con el siguiente planteamiento:
  • Generación de una propuesta de asiento contable para cada factura.
  • Incorporación del documento en la gestión documental de Suasor, para su consulta desde el propio movimiento contable.
  • Acceso a la base de datos de Suasor para la selección de Clientes desde Lector.
  • Comprobación de Clientes y Proveedores en Suasor desde Lector, y creación de nuevos cuando proceda.

 

En las pruebas e instalaciones realizadas de Lector integrado con Suasor se han alcanzado los siguientes resultados medios:
  • Más del 60% de facturas procesadas completamente, generando sus asientos contables correspondientes.
  • De las facturas no procesadas, más del 90% de sus datos se han reconocido, por lo que con una intervención puntual se completa el proceso y se evita la entrada manual de la mayoría de los datos.

 

 
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