Gestiona los Documentos para la Firma Electrónica
Que la firma no te dé más trabajo del que ya tienes
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Características
Elige el proveedor de firma
Nos integramos con Signaturit, ValidatedID, Logalty, Docuten…
Múltiples flujos de firma
Configura las secuencias de firmantes para cada caso
Incorporación a la Gestión Documental
Los documentos firmados se anexan a las fichas de Labor y Mentor
Elige el tipo de firma
Firma mediante SMS, biométrica, OTP, certificado digital…
Firmas individuales o por colectivos
Configura cualquier agrupación de firmantes en un único proceso
Alertas y una agenda de vencimientos
Fácil seguimiento, por fechas, de la tramitación de documentos
Y todo ello… sin salir de Labor
Se envían, reciben y anexan documentos automáticamente.
Rápida puesta en marcha
Configura, mediante un asistente, las diferentes casuísticas de la firma.
Firma varios documentos a la vez
Agrupa documentos para su tramitación conjunta
Generación automática de documentos
Plantillas de Word que se fusionan con los datos de Labor y Mentor
WEBINAR | Gestión de Firma electrónica
Si no pudiste asistir o quieres volver a verlo, accede a esta sesión práctica.
Preguntas y respuestas del webinar
¿Las nóminas se pueden firmar?
Todos los documentos que se generen des de labor pueden ser configurados para el envío a firma.
¿Es necesario contratar un proveedor externo?
En el caso de que la base instalada disponga del módulo de MENTOR y tenga desarrollado el portal del empleado, podrá hacerse uso de la firma simple sin necesidad de un intermediario.
¿Puede el firmante incorporar información directamente antes de la firma?
Los documentos que se envían a firma no son editables por parte del firmante.
¿Pueden enviarse documentos en los que el firmante tenga que completar datos (como el modelo 145, por ejemplo)?
Por lo general esta opción no es posible, aunque hay proveedores que admiten la configuración de marcas adicionales como podrían ser checkbox.
¿Cómo aparece la firma del trabajador en una baja voluntaria? ¿Sería válida para presentarla ante la Seguridad Social?
Para confirmación de la validez de los documentos mediante este sistema de firma es necesario consultarlo con un departamento legal.
A través del modulo de firma electrónica, a través del portal web del trabajador, ¿hay posibilidad de firmar varias personas? En algunos casos, hay trabajadores menor de edad, y tiene que firmar el padre o la madre o representante legal. ¿También habría opción? ¿O se tiene que hacer con un proveedor externo?
La firma simple permite la configuración de una secuencia de firmantes que incluya más de una figura, aunque se debe tener en cuenta que el registro de la marca de agua es únicamente del trabajador, por lo que los otros firmantes únicamente validan el documento.
A través del modulo de firma electrónica, a través del portal web del trabajador, ¿hay posibilidad de firmar varias personas? En algunos casos, hay trabajadores menor de edad, y tiene que firmar el padre o la madre o representante legal. ¿También habría opción? ¿O se tiene que hacer con un proveedor externo?
La firma simple permite la configuración de una secuencia de firmantes que incluya más de una figura, aunque se debe tener en cuenta que el registro de la marca de agua es únicamente del trabajador, por lo que los otros firmantes únicamente validan el documento.
¿Estas firmas se deben realizar a través de vuestro portal? ¿Se puede enviar un e-mail con un enlace para que la persona firme el documento?
Únicamente se firma a través del portal si la firma contrata es la simple. Cuando se contrata un proveedor externo debe elegirse el tipo de firma en función de los servicios que estos ofrecen. En la mayoría de casos, el proveedor externo dispone de la firma por e-mail.
¿Qué sucede si generamos un envió para firmar y era necesario incluir una persona a mayores? ¿Deberíamos anular o se podría permitir incluir un nuevo firmante?
En este supuesto, debería anularse la transacción, modificar la configuración del paquete de documentos e incluir el nuevo firmante en la secuencia de firma y lanzar de nuevo el documento a firma.
Entendemos que se hará todo a través del portal, tanto empresa como trabajador, eligiendo quién firmará en primer lugar, ¿es así? ¿Y los trabajadores firmarán solo mediante firma digital?
Cuando se trata de firma simple, todas las firmas o validaciones se realizan desde el portal. En la configuración se puede elegir el orden en el cual deben firmar o validar el documento los participantes en la firma del documento.
¿Todos los proveedores externos son compatibles con Summar?
Disponemos de una lista con los proveedores integrados.
¿Es un paquete para comprar o vendrá con un hotfix?
El servicio debe contratarse. Es independiente a los otros módulos.
¿Hay posibilidad de firmar algunos documentos de forma manuscrita?
La mayoría de proveedores externos disponen de la opción de realizar firma manuscrita, por lo que no habría problema de configurar un documento con este tipo de firma siempre que el proveedor la tenga habilitada.
Para enviar las nominas de nuestros clientes a firmar, ¿puede ir configurada la firma electrónica de nuestro cliente de forma predeterminada, aunque luego tenga que aceptar la firma como RRHH?
Las nominas pueden ser configuradas para el envío a firma y si es necesario pueden llevar la firma del RLE estampada. Las figuras que deben firmar los documentos deben estar configuradas en la aplicación.
¿La firma del autorizante del menor podría ser con firma simple?
Tanto la firma de proveedor externo como la simple admiten este tipo de firmante, pero debe valorarse que tipo de registro consideramos apto.
En cuanto a la validez legal, qué diferencia hay entre la firma con un proveedor externo y la firma simple a través del portal.
Debe comentarse y valorarse con un asesor legal, no forma parte de la consultoría de la aplicación.
¿Tenéis un listado de las funcionalidades activadas por proveedor?
La funcionalidades pueden variar según el proveedor y el paquete de servicios contratado, por lo tanto debe ser el propio proveedor que os indique las funcionalidades disponibles.
¿Es obligatorio pasar por el Portal del Empleado?
Cuando se trabaja con un proveedor externo no es necesario realizar ninguna gestión en el portal del empleado.
¿Dónde se almacenan los documentos firmados?
Los documentos firmados se registran en los anexos del trabajador.
Una vez que un contrato se tramita desde el dato laboral del trabajador ¿ese contrato se va a publicar directamente en el portal del empleado para que el trabajador lo pueda firmar, o habría que hacer algún proceso intermedio?
Para que el contrato se envíe a firma debe existir la configuración de este documento en el modulo de firma. Una vez firmada la documentación si se desea que este documento sea visible en el portal también se debe configurar.
Es necesario tener Mentor para tener obtener la firma electrónica, ¿o se implementar si sólo tenemos Labor?
En aquellos supuestos en los que se va a contratar un proveedor externo únicamente es necesario disponer de labor. De lo contrario, si se quiere hacer uso de la firma simple, es necesario disponer del modulo de mentor y del portal empelado.
¿Se puede activar la firma electrónica solo a unas empresas específicas?
Se puede limitar el envío de los documentos a unas empresas concretas.
¿Se puede enviar un recordatorio masivo por e-mail a trabajadores que no han firmado documentos?
Esta configuración varía dependiendo del proveedor contratado.
Si no tenemos ningún proveedor de firma contratado, ¿cómo funciona o qué tipo de firma es la simple de Summar?
La firma simple únicamente está operativa si la base instalada dispone del modulo de MENTOR.
Si no contratamos proveedor externo y solo utilizamos el portal de suasor/empleado para ello, en el caso de un contrato, ¿podrían firmar el empresario, el trabajador y el representante legal?
A través del portal empleado (mentor no documentos) se podría firmar a través del portal mediante firma simple y podrían intervenir distintos firmantes teniendo en cuenta que el registro de la marca de agua únicamente se graba del trabajador tal como se ha explicado más arriba. El portal Suasor no dispone de esta funcionalidad, debería contar con un proveedor externo y hacer uso de otro tipo de proceso de firma.
En el orden de las firmas, ¿tiene que firmar la primera persona para que la segunda pueda firmar?
Cuando se configura la secuencia de firma se puede indicar el orden secuencial de la firma del documento, por lo tanto, hasta que no firma el primer firmante no le saltaría el documento al segundo firmante.
¿Deberíamos contratar ambos módulos, firma electrónica y envío de nóminas por e-mail?
Son dos procesos distintos, el proveedor ya lanza el envío del e-mail con el documento para firmar.
¿Cómo afecta al limite de anexos por trabajador o empresa?
Los trabajadores pueden tener todos los anexos necesarios, no existe un límite.
¿Cuál es el coste de contratación del módulo de firma?
Tal y como comentamos en el webinar, para saber el coste de la contratación poneros en contacto con operaciones@summar.es
¿Ambas firmas tienen validez legal?
En relación con la consulta sobre la validez legal de la firma utilizada por los proveedores externos, indicamos que nuestro equipo no puede valorar ni certificar la validez jurídica de firmas electrónicas emitidas por terceros. En este caso, deberá consultarse directamente con el proveedor correspondiente.
En relación a la firma simple, este tipo de firma sirve para dar confirmación a un documento. En cualquier caso, la validez concreta depende del contexto y nivel de identificación exigido para cada documento.
Configuración general previa
📢 ATENCIÓN: Si estás utilizando la herramienta de firma para documentos de laboral,
solo sigue el PASO 4 para replicar la misma configuración en documentos de otras áreas
PASO 1: ACTIVACIÓN DE LA HERRAMIENTA
Una vez hayas contratado la herramienta de firma en Suasor, ya podrás activarla desde cualquiera de estos dos puntos de menú de acceso:
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos podemos enviar a firma?
Puedes gestionar cualquier tipo de documento que necesites enviar a firma.
La herramienta te permite escoger diferentes opciones para indicar el origen del documento:
- Generación de contratos
- Documentos de fusión
- Generación automática de anexos
- Importación manual de cualquier anexo
¿Qué diferencia hay entre la firma electrónica avanzada y la firma simple por aceptación?
Ambas están reguladas por el Reglamento eIDAS, pero difieren en el nivel de seguridad:
- Firma electrónica avanzada:
Ofrece un mayor nivel de seguridad, especialmente en lo que se refiere a la identificación inequívoca del firmante y a detectar cualquier cambio posterior. Requiere un proveedor externo de firma y mecanismos de autenticación adicionales (OTP, certificados digitales, biometría).
- Firma simple por aceptación:
El usuario confirma su acuerdo marcando una casilla o pestaña de aceptación, o mediante un código OTP.
¿Qué necesitamos para utilizar la firma simple por aceptación en el Portal de Empleados?
Si tienes el Portal de Empleados, no necesitas contratar un proveedor externo para la firma simple, solo necesitas tener el conector de firma electrónica de Labor/Mentor.
A través del Portal de Empleados, los usuarios pueden recibir cualquier documento y dar su conformidad pulsando una pestaña de aceptación.
Además, tienen la opción de utilizar plantillas preconfiguradas para diversos documentos, como solicitudes de cambio de IRPF, excedencias, bajas voluntarias, documentos de PRL, entre otros. Una vez completadas, pueden enviarlas directamente al manager, quien podrá aprobarlas también mediante firma simple por aceptación.
Para reforzar la trazabilidad del proceso, los documentos incluyen una huella digital en el lateral con la identificación del usuario que aceptó el documento, la fecha y hora y otros detalles como el navegador utilizado o la dirección IP.
¿Qué necesitamos para utilizar la firma electrónica avanzada en Labor/Mentor?
Además de contratar la herramienta de firma electrónica de Labor, tienes que tener un proveedor externo de firma electrónica avanzada.
Una vez lo tengas, tendrás que configurar la integración desde el apartado de «Configuración de proveedor».
¿Tengo que tener en cuenta algún requisito antes de contratar el proveedor externo de firma electrónica avanzada?
Labor se integra con varios proveedores de firma electrónica, pero es posible que alguno no ofrezca todas las funcionalidades disponibles en la plataforma. Por eso, te recomendamos confirmar con tu proveedor que cuente con todas las opciones que puedas necesitar.
Publicación documentos a firmar en el Portal de Empleados
El Portal del Empleado es un medio ideal para distribuir la documentación a firmar
- Los empleados reciben notificacones de que tienen documentos a firmar
- El empleado los revisa y firma, desde el propio portal
- La firma puede ser una firma electrónica avanzada o una simple aceptación con check o SMS
- El empleado también puede iniciar trámites que requieran firma, cumplimentando formularios publicados, en modo autoservicio.
Escoge cómo gestionar la firma desde el Portal de Labor
Tanto si necesitas solo una aceptación simple de los empleados como si requieres de una firma electrónica avanzada, suministrada por un proveedor externo, ya es posible gestionar y anexar los documentos a firmar con la ficha del empleado desde el Portal de Labor o el módulo Laboral de tu Portal de Suasor.
Existen dos tipos de firma:
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